Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang
yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus
tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan
informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan
keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti:
“Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan
Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus
bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk
keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan
memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya
dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian
dirumuskan menjadi suatu informasi.
Baskerville dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya
menjadi sebuah disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus, bahwa
setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus
bidang SIM :
Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan
fungsi sistem informasi, dan seterusnya.
Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan
sistem, dan seterusnya.
Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep
kualitas, dan seterusnya.
Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program,
dan seterusnya.
Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive
System, dan seterusnya.
Sebagai dasar pengetahuan, Informasi adalah kumpulan dari
data-data yang diolah sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat.
Sedang data adalah fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang dari
padanya dapat menghasilkan kesimpulan. Kedepannya informasi -informasi yang
terkumpul dapat diolah menjadi sebuah pengetahuan baru.
DATA >> INFORMASI >> PENGETAHUAN
Sistim Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam
bidang usaha saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai
pendidikan, kedokteran, indistri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa
Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang.
Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online
atau offline. Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi
Manajemen adalah aplikasi databese. sistem ini harus mampu mengolah data yang
dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan
penggunanya. Sistim ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya
menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan
informasi yang mereka butuhkan.
Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam
serangkaian proses manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan:
tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja,
pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional,
pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik.
Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis
informasi dalam pelaksanaannya.
Penentuan Tujuan dan Sasaran
Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi
dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut maka
dibutuhkan informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau global
tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara internal
organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana organisasi bergerak.
Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara eksternal dapat mencakup
bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya, serta arah perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi. Secara internal informasi yang diperlukan adalah
tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam
penyediaan dan penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya
manusia.
Perumusan Strategi
Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran
organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Salah sat instrumen
ilmiah yanng umum digunakan dalam penentuan strategi organisasi ialah analisis
SWOT, yaitu Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities
(Peluang), dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai
instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi,
diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang
mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.
Perencanaan
Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan
penjabaran melalui penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan
merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi, perlu diketahui secepat
mungkin berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan
pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Informasi-informasi yang dibutuhkan
dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H, yaitu what(apa), when(kapan), where(di
mana), who(siapa), why(mengapa), dan how(bagaimana).
Penyusunan Program Kerja
Penyusunan program kerja merupakan rincian sistematis dari
rencana kerja jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab
dalam penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif, menyatakan
secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar kinerja jelas, mutu
hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program kerja disusun sedemikian
rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan
operasional.
Pengorganisasian
Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang
terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah
dimana sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu untuk
melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi dapat
pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi tersebut maupun
dengan anggota organisasi lainnya.
Tolok ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara
inkremental dari apa yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan
dari sudut pandang yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan organisasi
secara keseluruhan.Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab fungsional
satuan kerja tertentu memerlukan interaksi, interdependensi dan interrelasi
dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses seperti ini memerlukan
suatu sistem informasi yang baik.
Penggerakan SDM
Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang
teramat penting dalam manajemen sekaligus paling sulit.Penggerakan SDM yang
tepat dan efektif memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang
klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian dan analisis pekerjaan,informasi
tentang standar mutu yang diterapkan dalam manajemen, dan berbagai informasi
lainnya yang memungkinkan satuan kerja yang mengelola SDM dalam organisasi
menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik.
Penyelenggaraan Kegiatan Operasional
Penyelenggaraan kegiatan operasional merupakan bagian yang
sangat penting dari keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes
apakah sebuah organisasi berjalan di atas “rel” yang benar atau tidak. Hal ini
dikarenakan manajemen bersifat situasional dimana penerapan prinsip-prinsip
manajemen harus diterapkan secara universal dengan memperhitungkan faktor
situasi, kondisi, ruang dan waktu.Manajemen juga berorientasi pada hasil
optimal dari segi produk, efisiensi dan efektivitas kerja.Sehingga
penyelenggaraan kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud
bila didukung dengan berbagai informasi yang tepat pula.
Pengawasan
Pengawasandiperlukan atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan
seluruh kegiatan operasional memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat
berakibat pada tidak terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan
produktivitas yang diharapkan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan jelas
memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelenggaraan berbagai
kegiatan operasionalyang sedang terjadi.
Penilaian
Seperti halnya dalam pengawasan, informasi dalam proses
penilaian juga sangat dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau
berbagai wawancara, penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap
mengetahui pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial, dan
teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.
Sistem Umpan Balik
Semua informasi yang diperoleh—terutama dari hasil
penilaian—diumpanbalikkan kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan
manajerial organisasi, termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen
puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan
supaya manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas,
efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat
terwujud secara maksimal.
Penjelasan di atas membuktikan bahwa informasi sangat
dibutuhkan dalam pengembangan suatu organisasi. Untuk membangun informasi yang
handal dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan
mengolah data serta menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat.
Tanpa dukungan SIM yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang baik akan
terwujud, karena SIM menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam
mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data,
meningkatkan kualitas informasi, mendorong terciptanya layanan-layanan baru,
meningkatkan kontrol, meng-otomatisasi-kan sebagian pekerjaan rutin,
menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan, dan lain sebagainya.
sumber : id.wikipedia.org
Tidak ada komentar:
Posting Komentar